Третье место конкурса «КОД науки» в номинации
«Технические науки и искусственный интеллект» (2025 г.)
Аннотация. В статье изложена и рассмотрена актуальность проблемы автоматизации HR-процессов в IT-компании «Escape Tech», а также приведены результаты анализа имеющихся информационных процессов, связанных с деятельностью сотрудников HR-отдела IT-компании «Escape Tech». Определены и представлены требования к разрабатываемому чат-боту для автоматизации HR-процессов. Для реализации этих требований выполнено проектирование цифрового решения, а именно разработаны модели функционирования чат-бота, модель базы данных чат-бота, а также написан программный код некоторых основополагающих функций чат-бота. В заключении представлены элементы прототипа чат-бота для автоматизации HR процессов в IT-компании «Escape Tech». Разработка прототипа велась на Python в среде Visual Studio Code. Библиотеки и инструменты: «telebot» – основная библиотека для взаимодействия с Telegram API, «sqlite3» – встроенная библиотека Python для работы с базой данных SQLite.
Ключевые слова: чат-бот, HR-процессы, модель функционирования, модель базы данных, программный код, цифровое решение, IT-компания.
В современных IT-компаниях отдел управления персоналом (HR) выполняет важнейшую функцию, обеспечивая эффективное управление человеческими ресурсами. Среди ключевых задач HR-отдела можно выделить поиск и привлечение новых сотрудников, проведение собеседований, адаптацию новичков, управление кадровыми документами, организацию обучения и профессионального развития, а также поддержание благоприятной атмосферы в коллективе. Эти процессы требуют значительных временных и трудовых затрат, особенно в условиях высокой конкуренции за квалифицированных специалистов в IT-сфере.
С развитием цифровых технологий и автоматизации бизнес-процессов компании все чаще обращаются к инновационным инструментам для оптимизации работы HR-отделов. Одним из таких инструментов являются чат-боты — программные решения, которые могут взаимодействовать с пользователями через текстовые или голосовые интерфейсы. Чат-боты способны выполнять широкий спектр задач, включая автоматизацию первичного отбора кандидатов, предоставление информации о вакансиях, сбор резюме, планирование собеседований и ответы на часто задаваемые вопросы. Это позволяет HR-специалистам сосредоточиться на более сложных и стратегически важных аспектах работы, таких как оценка профессиональных навыков кандидатов, разработка программ мотивации и удержания сотрудников.
Несмотря на очевидные преимущества автоматизации, многие HR-процессы до сих пор выполняются вручную. Например, первичная коммуникация с кандидатами, сбор и обработка данных, а также информирование о статусе заявок часто требуют непосредственного участия HR-специалистов. Это не только увеличивает нагрузку на сотрудников отдела, но и снижает общую эффективность работы. В условиях IT-компаний, где скорость и точность подбора персонала играют решающую роль, такие ограничения становятся особенно заметными.
В данной статье рассматривается разработка прототипа цифрового решения в виде чат-бота, который предназначен для автоматизации HR-процессов в IT-компании. Основное внимание уделяется задачам, которые может выполнять чат-бот, а также его влиянию на повышение эффективности работы HR-отдела. Предлагаемое решение направлено на сокращение временных затрат, минимизацию ошибок при обработке данных и улучшение взаимодействия между кандидатами и компанией.
Ниже в статье приведены основные результаты исследования в рамках проекта цифрового решения (чат-бота) для автоматизации HR-процессов в IT-компании «Escape Tech».
Согласно представленной на рисунке 1 схеме организационной структуры «Escape Tech», автоматизация затрагивает функции HR-специалиста и руководителя данного подразделения.
Рис. 1. Организационная структура IT-компании «Escape Tech»
На рисунке 2 представлена схема информационных потоков, задействованных в работе HR-подразделения компании «Escape Tech».
Рис. 2. Схема информационных потоков в HR отделе компании «Escape Tech»
Основные задачи HR-отдела включают:
- оптимизацию временных затрат на рабочие процессы;
- оперативное закрытие вакансий для формирования эффективных команд.
Для реализации этих задач специалисты по персоналу выполняют следующие функции:
- изучение и оценка текущего состояния рынка труда;
- поиск и привлечение потенциальных сотрудников;
- систематическое отслеживание динамики вакансий.
В рамках изучения предметной области был выполнен детальный разбор текущих бизнес-процессов HR-направления компании «Escape Tech». Исследование проводилось с учетом позиции и требований Генерального директора организации.
Для анализа и оптимизации бизнес-процессов применяется CASE-инструмент CA Erwin Process Modeler (BPwin), который поддерживает следующие методологии моделирования:
- функциональное моделирование (IDEF0);
- диаграммы потоков данных (DFD);
- моделирование рабочих процессов (IDEF3).
Функциональная модель IDEF0 позволяет документировать текущее состояние бизнес-процессов (AS-IS модель) и проектировать их целевую архитектуру (TO-BE модель). Данная методология предполагает создание иерархической системы диаграмм, где каждая диаграмма детализирует отдельные аспекты системы.
Процесс моделирования начинается с создания контекстной диаграммы, которая отображает деятельность компании или её структурного подразделения (в данном случае - отдела технического внедрения) на верхнем уровне абстракции. В исследовании были использованы методологии IDEF0 и IDEF3, которые имеют следующие особенности:
- IDEF0 фокусируется на логических взаимосвязях между процессами, а не на их временной последовательности;
- В нотации IDEF0 бизнес-процессы представляются в виде функциональных блоков (прямоугольников) с четко регламентированными интерфейсами:
- входные данные - левая грань блока;
- управляющие воздействия - верхняя грань;
- механизмы реализации - нижняя грань;
- выходные результаты - правая грань.
Контекстная диаграмма верхнего уровня представлена на рисунке 3.
Рис. 3. Контекстная диаграмма верхнего уровня А-0
Взаимодействие системы с окружающей средой описывается в терминах, необходимых для нормального функционирования:
Входы (слева):
- Резюме кандидатов;
- Запросы на обучение и развитие;
- Информация о сотрудниках;
- Обратная связь.
Выходы (справа):
- Отчет о найме и увольнении;
- Планы обучения и развития;
- Отчет о производительности и эффективности сотрудников;
- Отчет об удовлетворенности сотрудников.
Механизмы управления (сверху):
- Трудовое законодательство;
- Корпоративная политика и процедуры;
- Бюджет на HR деятельность.
Ресурсы (снизу):
- HR специалисты;
- Платформа для обучения;
- Руководители отделов;
- Система вознаграждения и мотивации.
Далее центральный блок контекстной диаграммы верхнего уровня был продекомпозирован, представлено на рисунке 4.
Рис. 4. Диаграмма А-0
После создания контекстной диаграммы выполняется поэтапная детализация системы методом функциональной декомпозиции. Этот процесс включает:
- Разделение системы на логические подсистемы;
- Подробное описание каждой подсистемы на отдельных диаграммах;
- Последовательное углубление детализации до необходимого уровня.
При осуществлении деятельности HR отдела реализуется ряд бизнес-процессов. Рассмотрим их подробнее:
Рис. 5. Диаграмма А1.1
Процесс «Подбор и найм персонала». На этом этапе кандидат подает резюме в компанию, в свою очередь HR – специалист, основываясь на потребностях в персонале, просматривает резюме и отбирает кандидатов на собеседование, после чего принимается решение о найме подходящих кандидатов.
По результатам проведенного анализа существующих процессов в HR – отделе компании «Escape Tech» были сформулированы требования к чат-боту для автоматизации HR – процессов:
- Автоматизация процесса сбора резюме кандидатов.
- Прием и сбор заявок на вакансию.
- Назначение собеседований.
- Ответы на часто задаваемые вопросы кандидатов.
На основе сформулированных требований к чат-боту, была разработана диаграмма вариантов использования (см. рисунок 6).
Рис. 6. Диаграмма вариантов использования
На диаграмме использованы следующие элементы, отображающие модель прецедентов:
- действующие лица — роли пользователей, взаимодействующих с процессом (обозначаются стилизованными силуэтами людей);
- варианты использования — действия, которые выполняет система (обозначаются эллипсами).
Отношения между прецедентами и действующими лицами устанавливаются с помощью стрелок.
Основные действующие лица: HR специалист, сотрудник компании, кандидат.
Основные варианты использования: взаимодействие с резюме, взаимодействие с заявкой на обучение, работа с обратной связью, подача резюме, подача обратной связи.
Схема взаимодействия процесса отображает основные события, действия и логические связи в потоке управления.
Для наглядной демонстрации логики выполняемых действий были разработаны схемы по стандарту BPMN 2.0.
Схема процесса «Взаимодействие с резюме» представлена на рисунке 7.
Рис. 7. «Взаимодействие с резюме»
Ключевые роли – HR специалист.
Основные элементы процесса, представленные на схеме:
- начальные и конечные события;
- процессы и задачи – «Запросить список резюме», «Просмотреть резюме», «Получить контакт кандидата».
На рисунке 8 представлена схема процесса «Взаимодействие с заявками на обучение».
Рис. 8. «Взаимодействие с заявками на обучение»
Ключевые роли – HR специалист.
Основные элементы процесса, представленные на схеме:
- начальные и конечные события;
- процессы и задачи – «Запросить список заявок», «Просмотреть заявки», «Получить контакт сотрудника».
На рисунке 9 представлена схема процесса «Работа с обратной связью».
Рис. 9. Схема процесса «Работа с обратной связью»
Ключевые роли – HR специалист.
Основные элементы процесса, представленные на схеме:
- начальные и конечные события;
- процессы и задачи – «Запросить собранную обратную связь», «Прочитать собранную связь».
На рисунке 10 представлена схема процесса «Подача резюме».
Рис. 10. Схема процесса «Подача резюме»
Ключевые роли – Кандидат.
Основные элементы процесса, представленные на схеме:
- начальные и конечные события;
- процессы и задачи – «Написать в бот», «Ответить на вопросы бота», «Загрузить файл с резюме».
Для хранения данных была разработана база данных. Для хранения информации о вакансиях была создана база данных SQLite под названием hr_bot.db. В базе данных хранится информация о вакансиях: ID вакансии, название должности и описание. Структура базы данных представлена на рисунке 11.
Рис. 11. Программный код БД
Пример взаимодействия с базой данных через Python:
import sqlite3
# Подключение к базе данных SQLite
conn = sqlite3.connect('hr_bot.db')
cursor = conn.cursor()
# Получение списка вакансий из базы данных
def get_vacancies():
cursor.execute("SELECT title FROM Vacancies")
rows = cursor.fetchall()
return [row[0] for row in rows]
# Пример использования функции get_vacancies()
vacancy_list = get_vacancies()
print("Доступные вакансии:", vacancy_list)
conn.close()
Ниже представлен пример кода базового функционала чат-бота на Python с использованием библиотеки python-telegram-bot. Данный бот реализует функцию предоставления информации о текущих вакансиях компании.
from telegram import Update
from telegram.ext import Updater, CommandHandler, CallbackContext
# Функция обработки команды /start
def start(update: Update, context: CallbackContext) -> None:
update.message.reply_text(
"Добро пожаловать! Я ваш HR-чатбот.\n"
"Введите /vacancies для просмотра доступных вакансий."
)
# Функция обработки команды /vacancies
def vacancies(update: Update, context: CallbackContext) -> None:
available_vacancies = [
"1. Разработчик Python",
"2. Менеджер по продажам",
"3. Аналитик данных"
]
update.message.reply_text("Доступные вакансии:\n" + "\n".join(available_vacancies))
# Основная функция запуска бота
def main():
# Создаем экземпляр Updater с токеном бота
updater = Updater("YOUR_TELEGRAM_BOT_TOKEN")
# Регистрируем обработчики команд
dispatcher = updater.dispatcher
dispatcher.add_handler(CommandHandler("start", start))
dispatcher.add_handler(CommandHandler("vacancies", vacancies))
# Запускаем бота
updater.start_polling()
updater.idle()
if __name__ == "__main__":
main()
- Библиотека telegram используется для взаимодействия с Telegram API.
- Команда /start отправляет приветственное сообщение пользователю.
- Команда /vacancies выводит список доступных вакансий компании.
- Бот запускается через метод updater.start_polling().
В результате исследования были выполнены следующие задачи:
- Изучена деятельность HR отдела компании «Escape Tech».
- Проанализированы существующие потоки и процессы, связанные с деятельностью сотрудников HR отдела.
- Разработана модель функционирования чат-бота для автоматизации HR процессов в компании «Escape Tech».
- Разработана БД для чат-бота.
- Разработан прототип чат-бота.
Результаты исследования могут быть использованы как основа для дальнейших исследований в области цифровизации HR-процессов или внедрения подобных решений в реальной корпоративной среде.
Список литературы:
- Берсин Дж. ИИ в управлении персоналом: возможности и риски // Harvard Business Review Россия, 2019. №2. С. 54-61.
- Иванова С.В. Искусственный интеллект в управлении персоналом: friend or foe? // Управление развитием персонала, 2020. №1. С. 20-28.
- Нагибина Н.И., Щукина А.А. HR-Digital: цифровые технологии в управлении человеческими ресурсами // Интернет-журнал «Науковедение», 2017. Т. 9. №1. (дата обращения: 01.04.2025).
- Петров В.А. Чат-боты в работе HR-менеджера: опыт российских компаний // Управление персоналом и интеллектуальными ресурсами в России, 2019. Т. 8. №3. С. 45-53.
- Свергун О. Чат-боты в обучении персонала: возможности и ограничения // Корпоративные университеты, 2018. №36. С. 17-23.
- Симонова М.В. Цифровые решения в управлении внутренними коммуникациями: тренды и кейсы // Стратегические коммуникации в бизнесе и политике, 2019. №5. С. 103-112.
- Федорова А.Э., Коропец О.А. Использование искусственного интеллекта в работе служб управления персоналом: проблемы и перспективы // Вестник УрФУ. Серия экономика и управление, 2019. Т. 18. №3. С. 382-398.
A prototype of a chatbot for automating HR processes at the Escape Tech IT company
Сhernyj K.I.,
undergraduate of 2 course of the Moscow City University, Moscow
Research supervisor:
Chiskidov Sergey Vasilievich,
Associate Professor, Department of Informatization of Education, Institute of Digital Education, Moscow City University, Candidate of Technical Sciences, Associate Professor
Abstract. The article outlines and examines the relevance of automating HR processes in the IT company «Escape Tech», as well as presents the results of an analysis of existing information processes related to the activities of the HR department. The requirements for the developed chatbot to automate HR processes are defined and presented. To implement these requirements, a digital solution was designed, including the development of the chatbot's functional models, a database model, and the programming code for some of its foundational functions. The conclusion presents elements of the chatbot prototype for automating HR processes in the IT company «Escape Tech». The prototype was implemented using tools such as the Python programming language and the Visual Studio Code development environment. Libraries and tools used include «telebot» (the main library for interacting with the Telegram API) and «sqlite3» (Python's built-in library for working with SQLite databases).
Keywords: chatbot, HR processes, functional model, database model, programming code, digital solution, IT company.
References:
- Bersin J.AI in Human Resource Management: Opportunities and Risks // Harvard Business Review Russia, 2019. №2.: 54-61.
- Ivanova S.V. Artificial Intelligence in Human Resource Management: Friend or Foe? // Personnel Development Management, 2020. №1. 20-28.
- Nagibina N.I., Shchukina A.A. HR-Digital: Digital Technologies in Human Resource Management // Internet Journal «Naukovedenie», 2017. Vol. 9. №1. (date of the address: 01.04.2025).
- Petrov V.A. Chatbots in the Work of HR Managers: Experience of Russian Companies // Personnel Management and Intellectual Resources in Russia, 2019. Vol. 8. №3.: 45-53.
- Svergun O. Chatbots in Employee Training: Opportunities and Limitations // Corporate Universities, 2018. №36.: 17-23.
- Simonova M.V. Digital Solutions in Internal Communications Management: Trends and Cases // Strategic Communications in Business and Politics, 2019. №5.: 103-112.
- Fedorova A.E., Koropets O.A. The Use of Artificial Intelligence in HR Services: Problems and Prospects // Bulletin of Ural Federal University. Series Economics and Management, Vol. 18. №3.: 382-398.